Geweldig bedrijfsfeest organiseren in 5 stappen!

Ben je toe aan een knallend personeelsfeest? We weten dat het organiseren van een bedrijfsfeest niet eenvoudig is en dat er veel bij komt kijken. Maar via deze blog zorgen we ervoor dat een knallend bedrijfsfeest organiseren een eitje is! Lees snel verder en kom erachter hoe je in 5 stappen een geweldig bedrijfsfeest organiseert!

Stappenplan voor jouw bedrijfsfeest

1. Bepaal het doel van jouw bedrijfsfeest
2. Kies een datum en locatie
3. Zorg voor de optimale sfeer
4. Bepaal het thema en de activiteiten
5. Verstuur de uitnodigingen

1. Bepaal het doel van jouw bedrijfsfeest

Bedrijfsfeesten zijn meer dan een gelegenheid om je collega’s op een andere manier te leren kennen. Personeelsfeesten vormen namelijk een cruciaal onderdeel van de bedrijfsstrategie en bepalen de sfeer binnen het bedrijf. Of het nu gaat om een eindejaarsborrel of een teamuitje, het organiseren van een bedrijfsfeest biedt kansen om diverse doelen te bereiken. Afhankelijk van je doel kun je de plannen voor je personeelsfeest uitwerken. Hieronder geven we twee voorbeelden van bedrijfsfeest doelen:

• Waardering tonen: met een knallend feest kun je ervoor zorgen dat werknemers zich gewaardeerd voelen. Daarnaast zorgt het voor een positieve sfeer in het bedrijf.
• Teambuilding: vrijwel het bekendste doel van een bedrijfsfeest. Organiseer een personeelsuitje met activiteiten waarbij collega’s met elkaar moeten samenwerken. Dit versterkt bijvoorbeeld de onderlinge relaties en communicatie. Een teambuildings-feestje kun je natuurlijk ook prima afsluiten met een borrel.

In deze blog focussen we ons op een bedrijfsfeest met als doel “waardering tonen”, want zeg nou zelf; wat is er leuker dan een knallend feestje?

2. Kies een datum en locatie

Nadat het doel is bepaald, is de eerstvolgende stap het bepalen van de datum en tijd. Maar wat zijn hier de beste opties voor? We leggen het je uit. Allereerst is het belangrijk om na te denken over hoe laat je het personeelsfeest wilt laten plaatsvinden. Na een werkdag kun je prima een borrel organiseren, maar wil je liever een knallend bedrijfsfeest organiseren? Dan kun je beter kiezen voor een vrijdag of zaterdag!

Tip: zorg dat je meerdere data beschikbaar hebt en stuur deze door via een datum prikker. Zo vergroot je de kans op een hoge opkomst.

Naast de datum is de locatie van je personeelsfeest van groot belang. Zorg ervoor dat je dit goed geregeld hebt, want anders kan het hele feest niet doorgaan. Veel bedrijven kiezen ervoor om een ruimte in het eigen bedrijfspand tot feestzaal om te toveren. Als dat geen optie is, kun je een zaal afhuren bij een discotheek of zalencentrum. Elke locatie heeft zo zijn eigen voor- en nadelen, deze zetten we hieronder op een rij:

Eigen bedrijfspand

• Voordelen: je betaalt geen huur en kunt het feest geven wanneer je maar wilt.
• Nadelen: je kunt de omgeving associëren met werk, hierdoor kan het lastig zijn om de echte feestelijke sfeer te creëren.

Discotheek of andere externe locatie

• Voordelen: vaak is er al professionele audio en feestverlichting aanwezig.
• Nadelen: een externe omgeving huren is aanzienlijk duurder. Ook ben je afhankelijk van derden voor de organisatie van het feest.

3. Zorg voor de optimale sfeer

Nadat je de datum en locatie voor je bedrijfsfeest hebt geregeld, is het tijd om voor de optimale sfeer te zorgen. Een personeelsfeest heeft natuurlijk ook muziek en geluid nodig. Het is dus goed om na te denken over een goede geluidsinstallatie die voldoende volume kan produceren voor het aantal bezoekers van je feest. Wil je muziek afspelen via Spotify dan zul je bijvoorbeeld een geluidsinstallatie nodig hebben. Wil je graag dat er een DJ op je feest kan optreden? Denk er dan aan dat er ook DJ gear nodig is, zoals een mengtafel en DJ Booth.

Geluid

Kies je ervoor om zelf het geluid en de muziek tijdens je bedrijfsfeest te verzorgen, dan is een goede geluidsinstallatie een must! Om het makkelijker te maken lichten we hieronder enkele geluidsinstallaties voor je uit:

• Party speaker: party speakers zijn vaak plug-and-play en daarnaast kun je deze speakers eenvoudig verplaatsen. Doordat je de speaker met je telefoon of tablet kunt bedienen, is het bovendien super eenvoudig om een feest met je eigen muziek te bouwen. Om het nog mooier te maken, heb je met party speakers zelfs aanvullende opties zoals lichteffecten en een microfoon.
• Complete geluidsinstallatie: Met een complete geluidsinstallatie weet je zeker dat alle collega’s compleet uit hun dak gaan. De complete geluidsinstallaties van MaxiAxi zijn samengesteld voor elk type feest, van klein tot groot. Wil je een knalfeest geven in een grotere ruimte? Kies dan voor een installatie met veel power!

Licht en effecten

Om het personeelsfeest net dat beetje extra sfeer te geven, heb je natuurlijk feestverlichting en effectmachines nodig. Bij een bedrijfsfeest denken we direct aan onderstaande verlichting en effectmachines:

• Party Barren: een party bar bestaat vaak uit verschillende discolampen die zijn gemonteerd op een lange balk. Deze lampen kunnen vaak verschillende lichteffecten produceren. Met een party bar is je bedrijfsfeest in ieder geval verzekerd van een kleurrijk spektakel.
• Jelly Balls / Mini Star Balls: Jelly Balls en Mini Star Balls zijn vrij eenvoudig te monteren en worden ook nog eens automatisch aangestuurd. In deze discoballen zitten meerdere LED lampjes, die door de lenzen in de bol schijnen waardoor er vaak wel honderden lichtstralen ontstaan.
• Laser: door het gebruik van lasers tover je het personeelsfeest om tot een ware lichtshow. Lasers zijn felle lichtstralen in allerlei kleuren. Een laser kan worden gebruikt om verschillende figuren en patronen te creëren.
• Stroboscoop: met een stroboscoop voeg je echt een heel nieuw element toe aan jouw personeelsfeestje. Een stroboscoop is een lichteffect met een lamp die ontzettend snel aan en uit gaat, dit zorgt voor een optisch effect en lijkt het alsof alles in slow motion gaat.
• Rookmachine: rookmachines zijn de finishing touch van jouw bedrijfsfeestje. Een rookmachine maakt bovenstaande lichteffecten vele malen beter zichtbaar en zorgt voor het echte discotheek gevoel.

4. Thema en activiteiten

Maak het bedrijfsfeest nog leuker door er een thema aan te hangen! Dit kun je doen door bijvoorbeeld een themafeest met dresscode op te stellen. Bij een Hollywood party kan iedereen bijvoorbeeld verkleed gaan als zijn of haar favoriete filmster. Kleed de ruimte aan met rode lopers, glitterende decoraties en maak van een eenvoudig feestje een evenement dat lijkt op een echte filmpremière! Toch nog meer inspiratie nodig voor een themafeest? Lees dan onze blog over de 10 beste ideeën voor een thema feest.

Aan een themafeest kun je natuurlijk ook allemaal leuke activiteiten koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een karaokewedstrijd of een spectaculaire pubquiz.

5. Verstuur de uitnodigingen

Na het doorlopen van bovenstaande stappen ben je in principe klaar met het organiseren van je bedrijfsfeest. Nu is het tijd om je collega’s op de hoogte te brengen. Je kunt natuurlijk een uitnodiging sturen via een mail of een appje, maar dit is wel een hele saaie optie voor een knallend feest! Wees creatief met de uitnodigingen, op deze manier worden de mensen ook enthousiast voor het feest. Maak een leuk ontwerp en zet deze op een kaart. Deze kaarten kun je persoonlijk overhandigen aan al je collega’s. Naast kaarten kun je ook flyers voor je bedrijfsfeest maken, om bijvoorbeeld naast het koffieapparaat te hangen.

Personeelsfeest organiseren?

Na het lezen van deze blog weet je precies hoe je een geweldig bedrijfsfeest organiseert. Heb je vragen over de juiste geluidsinstallatie of discoverlichting voor je personeelsfeest? Onze productspecialisten helpen je graag! Daarnaast kunnen ze je alles vertellen over wat je nodig hebt om een knallend bedrijfsfeest te kunnen geven.