Buurtfeest organiseren: dit moet je weten!

Op zaterdag 28 september is het weer zover, Burendag 2024! Dit is dé tijd van het jaar om een buurtfeest te organiseren. Je komt je buren vast vaak tegen op straat of in de speeltuin, maar eigenlijk komt het bijna nooit tot een écht uitgebreid gesprek. Daarom geldt een buurtfeest op Burendag als een perfecte gelegenheid om gezellige middag/avond te hebben met je buurt. In deze blog leggen we je uit wat jij nodig hebt voor het organiseren van een geweldig buurtfeest!

Stappenplan voor jouw buurtfeest kort opgesomd

1. Datum en tijd bepalen.
2. Contact opnemen met gemeente voor buurtfeest subsidie.
3. Draaiboek maken voor locatie, activiteiten en eten & drinken.
4. Benodigdheden zoals een geluidsinstallatie en discolampen regelen.

#1 Datum & tijd van het straatfeest bepalen

Een straatfeest organiseren is helemaal niet zo ingewikkeld, maar het is belangrijk om op tijd te beginnen met de voorbereidingen. Allereerst is het belangrijk om de datum en tijd van het straatfeest te bepalen. Nu je weet dat Burendag 2024 op 28 september plaats vind, heb je alvast de perfecte datum, komt dit niet uit? Denk er dan aan dat je de datum en tijd zover mogelijk vooruit plant, zo komt er niet onnodig veel tijdsdruk op de schouders van de organisatie te liggen. En Uiteraard kunnen je buurtgenoten zo nog een plekje in hun agenda vrijhouden!

#2 Buurtfeest subsidie

Het is belangrijk om vooraf het beschikbare budget vast te stellen en te kijken waar je het aan wilt uitgeven. Door vooraf een maximumbedrag vast te stellen kun je hier rekening mee houden tijdens het treffen van de voorbereidingen. Zo kun je bijvoorbeeld meer budget vrijhouden voor activiteiten en de aankleding juist wat soberder houden. Handig om te weten, vaak is het mogelijk om een burendag subsidie bij de gemeente aan te vragen. Door met de gemeente contact op te nemen voor een buurtfeest subsidie heb je vaak net wat extra geld om activiteiten te organiseren.

In veel gevallen geven gemeenten een buurtfeest subsidie voor het organiseren van activiteiten op het gebied van sport, cultuur, maatschappelijk welzijn of voor jongeren. Dit bedrag is al gauw een paar duizend euro, waardoor je vaak net wat meer uit kan pakken dan wanneer je het zelf moet bekostigen. Denk er wel aan dat je de subsdie voor je buurtfeest op tijd aanvraagt. Vlak voor Burendag 2024 vragen meer mensen een subsidie aan en kan het voorkomen dat het subsidie budget op is.

#3 Draaiboek buurtfeest

Tijdens het treffen van de voorbereiding is het goed om een draaiboek voor je buurtfeest te maken. In het draaiboek is het belangrijk om de vraag: ‘wat willen jullie precies organiseren?’ te beantwoorden. Een gedetailleerd draaiboek geeft een goed overzicht en geeft ook weer of de grote dag volgens planning verloopt. Hieronder zetten we op een rijtje wat handig is om mee te nemen in het draaiboek voor het buurtfeest.

Locatie

Uiteraard is de locatie van je buurtfeest van groot belang. Door het feest bij een van de mensen in de buurt te houden, bespaar je kosten maar moet je wel rekening houden dat er meer verantwoordelijkheden bij de organisatie liggen. Zo moet de organisatie bijvoorbeeld zelf het eten, drinken en alle decoratie regelen. Bovendien weet je niet zeker of het droog is, dus is het slim om ook een partytent te regelen. Een andere mogelijkheid is een buurtfeest op een externe locatie. In veel van die gevallen is de catering van drankjes en hapjes dan ook direct geregeld, waardoor je een zorg minder hebt. De keerzijde is echter dat je vaak dan wel meer geld kwijt bent dan wanneer je een eigen locatie hebt.

Burendag activiteiten

Voor Burendag zijn er uiteraard allerlei buurtfeest activiteiten te bedenken, maar het belangrijkste is dat je zowel jong als oud weet te vermaken. Voor kinderen kun je bijvoorbeeld denken aan een springkussen, trampoline of een voetbal- of volleybaltoernooitje. Voor volwassenen zijn de mogelijkheden voor buurtfeest activiteiten oneindig, van het huren van e-choppers tot het spelen welbekende spelletjes zoals touwtrekken. Uiteraard kunnen zowel jong als oud hieraan meedoen. Is vervoer tussen locaties nodig, omdat het feest op meerdere locaties gevierd wordt? Dan is het handig om vooraf vervoer van en naar de activiteit te regelen.

Eten & drinken: buurtbarbecue of catering?

In het draaiboek voor je buurtfeest mag natuurlijk het eten en drinken niet ontbreken. Doorgaans vindt het Burendag plaats in de zomer en daarom past een buurtbarbecue er vaak perfect bij. Bovendien kun je iedereen zelf vlees, vis, groenten, stokbrood, sauzen, salades voor bij de barbecue mee laten nemen, zodat de kosten direct mooi worden verdeeld. Uiteraard is het ook mogelijk om een cateringbedrijf te regelen, zodat je niet constant zelf het eten in de gaten hoeft te houden. Het voordeel van een cateraar is dat er vaak ook gemakkelijk drank geregeld kan worden.

#4 Benodigdheden voor een geslaagd buurtfeest

Een van de eerste benodigdheden die je zeker moet aanschaffen is natuurlijk een partytent, maar er is meer nodig om je buurtfeest een succes te laten worden. We hebben de belangrijkste benodigdheden voor je opgesomd.

1. Geluidsinstallatie

Bij een buurtfeest is een geluidsinstallatie natuurlijk een must have! Als organisatie wil je simpelweg zeker weten dat er een goede geluidsinstallatie staat om er een écht feest van te maken. Om het iets makkelijker voor je te maken lichten we hieronder enkele geluidsinstallaties uit.

• Party speaker: Als eerste optie geven we onze klanten vrijwel altijd party speakers. Het voordeel van het aanschaffen van een party speaker met de buurt is dat je ‘m ook tijdens andere feestjes kunt gebruiken. Zo kun je het gemakkelijk delen met de hele buurt. Party speakers staan bekend om het krachtige geluid, hebben waanzinnige lichteffecten en kunnen ook nog eens draadloos verbonden worden via Bluetooth.
• Complete geluidsinstallatie voor feestjes: Party installaties zijn speciaal samengestelde geluidsinstallaties voor feestjes en dus ideaal voor buurtfeesten! Doordat onze productspecialisten de party installaties hebben samengesteld zijn ze perfect op elkaar afgestemd en hoef jij alleen maar de juiste muziek op te zetten!

2. Discolampen

Natuurlijk heb je bij een buurtfeest ook discolampen nodig om net dat beetje extra sfeer aan je feest te geven. Bij een buurtfeest denken wij eigenlijk vrijwel direct aan discoballen, partybarren en LED Derby’s. We zetten deze soorten dan ook graag voor je op een rijtje, zodat je Burendag in één handomdraai omtovert in een Buurtfeest!

• Jelly Balls / Mini Star Balls: Jelly Balls en Mini Star Balls zijn vrij eenvoudig te monteren en wordt ook nog eens automatisch aangestuurd. In deze discoballen zitten meerdere ledlampjes, die door de lenzen in de bol schijnen waardoor er vaak wel honderden lichtstralen ontstaan. Een bijkomend pluspunt: je hoeft alleen de stekker in het stopcontact te doen en je kunt vrijwel direct genieten van één van de voorgeprogrammeerde lichtshows.
• Party Barren: Party Barren zijn vaak vier verschillende discolampen aan een lange balk, die meerdere lichteffecten weer geven. Het komt echter ook regelmatig voor dat een partybar vier dezelfde of twee keer twee modellen. Met een partybar weet je zeker dat jouw buurtfeest binnen no-time verandert in een kleurenspektakel. Een partybar is ook nog eens eenvoudig in te klappen, waardoor je deze gemakkelijk kunt opbergen voor een volgend (buurt)feest.
• LED Derby: Een LED Derby is ook een mooie toevoeging aan je buurtfeest. Zo’n discolamp produceert diverse lichteffecten en verspreiden al snel tientallen lichtstralen door de ruimte. Een LED derby is simpelweg een apparaat met allerlei lichteffecten in één behuizing.

3. Meubilair

Meubilair mag zeker niet ontbreken op je buurtfeest. Tafels en stoelen bieden namelijk zitgelegenheid voor het eten, drinken en zijn perfect om even uit te rusten. Bovendien draagt goed geplaatst meubilair bij aan de structuur van het feest, door bijvoorbeeld een centrale ontmoetingsplek te creëren of ruimte te bieden voor spelletjes en activiteiten. Kortom, meubilair zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en op zijn gemak kan genieten van het evenement. Vaak kun je stoelen of tafels lenen bij buurtgenoten, maar dat is niet gemakkelijk als je veel buurtgenoten verwacht te ontvangen op je buurtfeest. Om het gemakkelijk te maken zijn er op het internet veel verhuurders van allerlei meubels, van statafels tot biertafels en van barkrukken tot stoelen te vinden. Het aanbod is oneindig, kijk daarom goed naar de diverse verhuurprijzen zodat je niet te veel betaalt!

Buurtfeest organiseren?

Een buurtfeest organiseren  was nog nooit zo gemakkelijk! Na het lezen van deze blog weet je hoe je een buurtfeest zo goed mogelijk kunt organiseren en waar je op moet letten om het zo goed mogelijk voor te bereiden. Heb je nog vragen over de juiste geluidsinstallatie of discoverlichting voor je buurtfeest? Stel ze gerust aan onze klantenservice!